¿Cuáles son las claves de la protección de datos en el ámbito laboral?

La protección de datos personales en el ámbito laboral se ha convertido en una cuestión de suma importancia en la gestión empresarial actual. Para cualquier empresa es crucial entender cómo las leyes de privacidad afectan la gestión de datos de los empleados.

Este artículo pretende ofrecer una guía comprensible y detallada sobre la protección de datos en el contexto laboral, abordando las leyes vigentes y las mejores prácticas para asegurar el cumplimiento normativo y la protección de la privacidad de los trabajadores.

Introducción a la protección de datos en el ámbito laboral

La protección de datos personales implica el tratamiento adecuado y seguro de la información que permite identificar a una persona. En el ámbito laboral, esto se refiere a los datos de los empleados que una empresa maneja para diversos fines, incluyendo la contratación, la gestión del personal y el cumplimiento de obligaciones legales.

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) en España, junto con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, establece un marco riguroso para la gestión de esta información. La LOPDGDD, en vigor desde diciembre de 2018, adapta el RGPD al contexto español y refuerza la protección de los derechos digitales de los trabajadores.

Principios básicos de la protección de datos

• Licitud, lealtad y transparencia: Los datos deben ser tratados de manera legal, justa y transparente. Esto implica informar a los empleados sobre qué datos se recopilan, con qué propósito y cómo se utilizan.
• Limitación de la finalidad: Los datos deben ser recogidos con fines específicos, explícitos y legítimos, y no tratados de manera incompatible con esos fines.
• Minimización de datos: Solo se deben recopilar los datos personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.
  Exactitud: Los datos personales deben ser exactos y, cuando sea necesario, actualizados.
• Limitación del plazo de conservación: Los datos deben ser mantenidos de forma que permita la identificación de los interesados solo durante el tiempo necesario para los fines del tratamiento.
• Integridad y confidencialidad: Los datos deben ser tratados de manera que se garantice una seguridad adecuada, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental.
• Responsabilidad proactiva: El responsable del tratamiento debe ser capaz de demostrar el cumplimiento con estos principios.

Implicaciones para los empresarios

Contratación y gestión de personal

Durante el proceso de contratación, se manejan numerosos datos personales, desde el currículum vitae hasta datos más sensibles como antecedentes penales o informes médicos. Es esencial que estos datos se utilicen exclusivamente para evaluar la idoneidad del candidato para el puesto y se eliminen una vez finalizado el proceso, si no se contrata al candidato.

Vigilancia y monitoreo

El uso de tecnologías para monitorear a los empleados, como cámaras de vigilancia, sistemas de geolocalización o software de seguimiento del uso del ordenador, debe ser transparente y proporcional. Los empleados deben ser informados sobre la existencia y propósito de estas herramientas, y su uso debe ser justificado y limitado a lo estrictamente necesario​.

Tratamiento de datos sensibles

Los datos sensibles, como información sobre salud, afiliación sindical o creencias religiosas, requieren una protección especial. Su tratamiento está sujeto a condiciones estrictas y, en muchos casos, requiere el consentimiento explícito del empleado.

Derechos de los Trabajadores

Los empleados tienen una serie de derechos en relación con sus datos personales, que incluyen: 

• Derecho de acceso: Los empleados pueden solicitar acceso a sus datos personales que la empresa posee.
• Derecho de rectificación: Los empleados pueden solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión: En ciertas circunstancias, los empleados pueden solicitar la eliminación de sus datos.
• Derecho a la limitación del tratamiento: Los empleados pueden solicitar la limitación del tratamiento de sus datos en determinados casos.
• Derecho a la portabilidad de los datos: Los empleados pueden recibir sus datos en un formato estructurado y comúnmente utilizado, y transferirlos a otro responsable.
• Derecho de oposición: Los empleados pueden oponerse al tratamiento de sus datos por motivos personales, a menos que existan motivos legítimos imperiosos para el tratamiento.

Evaluaciones de impacto y medidas de seguridad

Las empresas deben realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos (EIPD) cuando el tratamiento pueda suponer un alto riesgo para los derechos y libertades de los empleados. Estas evaluaciones ayudan a identificar y mitigar riesgos antes de iniciar el tratamiento de datos​.

Asimismo, implementar medidas de seguridad adecuadas es crucial. Esto incluye la encriptación de datos, el uso de contraseñas robustas y el control de acceso a la información, así como la formación continua de los empleados sobre buenas prácticas de seguridad.

Cumplimiento normativo y consecuencias de la infracción

El incumplimiento de las normativas de protección de datos puede resultar en sanciones significativas. Las multas pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global de la empresa, la que sea mayor. Además, puede haber consecuencias legales adicionales, como demandas por parte de empleados afectados​.

La protección de datos en el ámbito laboral es un aspecto fundamental que todos los empresarios y los negocios deben gestionar con diligencia. Cumplir con las leyes de privacidad no solo evita sanciones, sino que también fomenta un ambiente de confianza y transparencia entre los empleados y la empresa. Implementar políticas claras, proporcionar formación adecuada y mantener un enfoque proactivo hacia la protección de datos ayudará a asegurar que se respeten los derechos de los trabajadores y se proteja la información sensible de manera efectiva.