Arranca el registro salarial en las empresas: quién debe hacerlo y cómo

Si bien hasta ahora no se exigía porque no existía un reglamento que detallara cómo deberían ser esos registros, así como el acceso a ellos. Sin embargo, eso ha cambiado después de que el Gobierno aprobara este reglamento en octubre pasado, a través de un Real Decreto, en el que se recogen todas las obligaciones de las empresas y se añade que este registro será total mente exigible a partir de mañana, 14 de abril de 2021. Ante esta exigencia legal surgen numerosas preguntas a las que, de momento, el reglamento publicado en el Boletín Oficial de Estado (BOE) el 14 de octubre, da las siguientes respuestas:

Qué empresas deben tener estos registros?

Todas, "al margen de su tamaño" dice la norma legal. Asi, afecta a las que tengan al menos un asalariado. Según el Directorio Central de Empresas que elabora el Instituto Nacional de Estadística (INE), los últimos datos disponibles indican que hay cerca de 1,5 millones de compañías con asalariados, si bien unas 900.000 tienen solo 1 ó 2 empleados.

Este registro deberá hacerse también para el personal laboral al servicio de las administraciones públicas, pero de acuerdo con las peculiaridades establecidas en su legislación específica.

¿Qué trabajadores de la compañía deben estar incluidos en este listado retributivo?

Todos los miembros de la plantilla "sin excepción, incluyendo al personal directivo y a los altos cargos", precisa la normativa. Se incluirán también todos los empleados independientemente de su tipo de contrato o antigüedad en la empresa.

¿Qué debe incluir este registro?

Debe reflejar los valores medios de los salarios de todos los miembros de la plantilla, incluyendo los complementos salariales y las percepciones extrasalariales desagregados por sexo. En concreto, para elabora dichos valores medios se utilizará "la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por cada uno de estos conceptos en cada grupo profesional, categoría profesional, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable", señala el reglamento.

De esta manera, toda esta información deberá estar desagregada según la naturaleza de la retribución: salario base; cada uno de los complementos salariales; y cada una de las percepciones extrasalariales. En todos los casos deberá especificarse de modo diferenciado cada percepción.

¿Cómo elaborar el registro?

El Ministerio de Trabajo está ultimando una herramienta informática (parecida a un formulario) que tiene previsto presentar el jueves, que será gratuita y voluntaria y que ha elaborado con junto al Ministerio de Igualdad y los empresarios y sindicatos. La ley estipula, además, la participación de los representantes de los trabajadores en la elaboración del registro, ya que, como mínimo, "deberá ser consultada, con una antelación de al menos diez días, con carácter previo a la elaboración del registro". 

¿Cómo de actualizado tiene que estar el listado salarial?

El periodo temporal de referencia será con carácter general el año natural. No obstante, la norma indica que pueden hacerse las modificaciones que la empresa estime oportunas "en caso de alteración sustancial de cualquiera de los elementos que integran el registro". Estos cambios en el registro deberán tener como finalidad "garantizar el cumplimiento de la finalidad prevista en el apartado la transparencia en la configuración de las percepciones, de manera fiel y actualizada", requiere el reglamento. La representación legal de las personas trabajadoras deberá ser consultada, con una antelación de al menos diez días, con carácter previo a la elaboración del registro. En caso de que la compañía decida actualizar el registro con las modificaciones que se haya producido a lo largo del año, la representación legal de los trabajadores deberá ser consultada también con diez días de antelación.

¿Para qué servirá la información de este registro?

Los datos contenidos en el registro o su ausencia podrán servir para llevar a cabo las acciones administrativas y judiciales oportunas, ya sean individuales o colectivs y según la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, que incluye, en su caso, la aplicación de las sanciones si existe discriminación o si la empresa no cuenta con este listado tal y como lo exige la normativa. Esta ley considera la discriminación salarial como falta muy grave en materia de relaciones laborales, lo que se sanciona con multas de entre 6.251 y 178.500 euros.

Asimismo la norma se refiere a posibles actuaciones de oficio en la jurisdicción de lo social.

Quién podrá acceder al registro

En las empresas con representación legal de los trabajadores, será dicha representación la que podrá acceder al contenido "íntegro" del registro retributivo. Y en empresas en las que no haya dicha representación será el trabajador directamente el que lo tenga que solicitar. En ese caso, la información que se facilitará por parte de la empresa no serán los datos promediados respecto a las cuantías efectivas de las retribuciones que constan en el registro, sino que la información se limitará a las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, que también deberán estar desagregadas en atención a la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable.

Empresas obligadas también a hacer una auditoría salarial

¿Qué empresas deberán realizar, además, una auditoría salarial?

Todas las empresas obligadas a hacer un plan de Igualdad, deberán incluir en él una auditoría retributiva. La vigencia de dicha auditoría, según el reglamento legal, será la misma que la del plan de Igualdad, salvo que se acuerde una vigencia inferior. En la actualidad todas las empresas de más de 100 trabajadores deben tener un plan de igualdad y, a partir del 7 de marzo de 2022, todas las que tengan más de 50 trabajadores.

Para hacer estas auditorías, la ley exige a las empresas con esta obligatoriedad deberán realizar un "diagnóstico de la situación retributiva en la empresa". Esto requerirá, lo primero, una evaluación de los puestos de trabajo. En dicha evaluación la compañía deberá hacer una "estimación global de todos los factores que concurren o pueden concurrir en un puesto de trabajo, teniendo en cuenta su incidencia y permitiendo la asignación de una puntuación o valor numérico al mismo". La valoración debe referirse a cada una de las tareas y funciones de cada puesto de trabajo de la empresa.

En segundo lugar, dicha valoración del puesto de trabajo deberá incluir posibles factores desencadenantes de desigualdades retributivas de las tareas, así como discriminaciones que puedan surgir en el diseño o uso de medidas de conciliación.

La relevancia de otros factores desencadenantes de la diferencia retributiva, así como las posibles deficiencias o desigualdades que pudieran apreciarse en el diseño o uso de las medidas de conciliación y corresponsabilidad en la empresa, o las dificultades que las personas trabajadoras pudieran encontrar en su promoción profesional o económica derivadas de otros factores como las actuaciones empresariales discrecionales en materia de movilidad o las exigencias de disponibilidad no justificadas.

¿Qué hacer con la información que se obtenga de esta auditoría?

Estas compañías tienen que establecer "un plan de actuación para la corrección de las desigualdades retributivas". Dicho plan deberá incluir: objetivos, actuaciones concretas, cronograma y persona o personas responsables de su implantación y seguimiento.

En este colectivo de empresas (con al menos 50 trabajadores), se aplicará también lo incluido en el artículo 28.3 del Estatuto de los Trabajadores que indica que en estas compañías, "si el promedio de las retribuciones a los trabajadores de un sexo sea superior a los del otro en un 25% o más, tomando el conjunto de la masa salarial o la media de las percepciones satisfechas, el empresario deberá incluir en el registro salarial una justificación de que dicha diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo de las personas trabajadoras". Este artículo no podrá aplicarse para descartar la existencia de indicios de discriminación.